Les plateformes spécialisées dans la gestion des ressources humaines sont désormais indispensables pour les entreprises et les organismes. Octime est parmi ces plateformes. Elle offre des solutions complètes pour optimiser la gestion des temps de travail, des plannings et des absences au sein d’une organisation.
Chaque employé dispose d’un compte personnel sur ce logiciel Saas. Dans ce compte, il retrouve toutes les informations liées à son activité au sein de l’entreprise (fiche de paie, historique d’absence, demande de congé, etc). Également, le manager bénéficie d’un espace personnel.
Toutefois, la démarche de connexion à Octime n’est pas la même.
Ainsi, pour accéder à votre compte employé ou manager, on vous explique toutes les étapes à suivre. On vous présente aussi comment résoudre les problèmes de connexion que vous pourrez rencontrer.
Première connexion à Octime web : Les étapes à suivre
Chaque entreprise dispose de son propre portail web Octime. Toute organisation envoie à son personnel (employé et manager) le lien de cette plateforme de gestion RH ainsi que les codes d’accès par e-mail. Sachez aussi que l’URL dédié aux employés n’est pas la même envoyée aux managers.
Pour réussir l’identification à votre espace personnel, veuillez utiliser les informations qui vous ont été envoyées par e-mail par les ressources humaines.
Pour se connecter au compte Octime en ligne, procédez comme suit :
- Rendez-vous à l’URL que vous avez reçue par e-mail.
- Saisissez votre adresse mail.
- Tapez votre mot de passe.
- Validez votre accès en ligne.
Vous êtes ainsi connecté à votre espace RH.
Comment configurer mon compte facilement ?
Comme il s’agit de votre première connexion, vous serez demandé de modifier votre mot de passe provisoire. Afin d’optimiser la sécurité de votre espace personnel, créez un mot de passe complexe composé de lettres, chiffres et des caractères.
Puis, on vous invite à mettre à jour vos informations personnelles. Cette étape consiste à vérifier et à compléter vos données personnelles (nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc).
Ensuite, veuillez personnaliser vos paramètres tels que la langue, les notifications et les alertes souhaitées, etc.
Finalement, il est fortement recommandé de suivre les formations proposées par votre entreprise et de consulter les guides utilisateurs disponibles. Ces ressources vous aideront à maîtriser les différentes fonctionnalités de cette plateforme.
Identification sur l’application MyOctime
Outre la version web, il existe la version mobile. Cette application est disponible gratuitement sur App Store et Play Store. Vous pouvez facilement la télécharger et l’installer sur votre smartphone. Quant à la démarche d’authentification, elle consiste à saisir votre identifiant ainsi que votre mot de passe.
Vous serez par la suite connecté à votre compte RH.
Néanmoins, assurez-vous que votre organisation a souscrit à l’option mobile OCTIME 10 et que vous disposez de la version 10.0.1-3 ou ultérieure du logiciel OCTIME.
Que faire si je n’arrive pas à accéder à mon compte ?
Pour réussir l’accès à votre espace personnel depuis la version web ou mobile, il faut saisir correctement vos codes de connexion. Dans le cas où vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez facilement le réinitialiser en cliquant sur le lien Mot de passe oublié et en saisissant votre adresse mail.
Vous allez recevoir le lien de réinitialisation par e-mail. Ouvrez alors votre boîte mail, cliquez sur ce lien et créez un nouveau code confidentiel.
À cause de plusieurs tentatives de connexion erronées, votre compte peut être suspendu. Également, votre compte peut être désactivé temporairement pour des raisons de sécurité.
Pour réactiver votre compte, veuillez contacter le responsable RH de votre entreprise.
Quant aux problèmes liés à l’application mobile, veuillez la mettre à jour régulièrement. Sa désinstallation et réinstallation peuvent aussi résoudre l’incident survenu.
Néanmoins, dans le cas où vous n’arrivez pas toujours à vous connecter à Octime, n’hésitez pas à demander l’aide du service RH.
Quelles sont les fonctionnalités disponibles ?
Il s’agit d’une solution RH pensée pour simplifier et optimiser la gestion des équipes dans une entreprise. Elle propose un éventail de fonctionnalités, toutes conçues pour répondre aux besoins spécifiques des managers et des employés. Voici les principales :
Gestion des temps de travail
Avec Octime, le suivi des heures travaillées devient un jeu d’enfant. Le système enregistre automatiquement les heures de présence et d’absence des collaborateurs, tout en respectant les réglementations légales. C’est un excellent moyen d’avoir une vision claire et précise de la gestion du temps au quotidien.
Planification des plannings
Fini les casse-têtes pour organiser les plannings. Ce service propose des outils qui permettent d’anticiper les besoins en personnel et de créer des plannings adaptés. En cas d’imprévus, les ajustements se font rapidement, tout en respectant les contraintes comme les accords collectifs ou les rythmes de travail.
Gestion des absences
Ce logiciel centralise et dématérialise les demandes d’absence et de congés. Les employés peuvent facilement soumettre leurs demandes, tandis que les managers disposent d’un espace dédié pour les valider ou non. Cela permet de maintenir une organisation fluide tout en gardant une traçabilité de chaque demande.
Suivi des horaires
Que ce soit via des badges physiques ou des systèmes virtuels, Octime permet un suivi rigoureux des horaires d’entrée et de sortie. Ces données sont précieuses pour calculer les heures supplémentaires ou gérer les retards de manière transparente.
Gestion des remplacements avec STAFFELIO
Une autre particularité d’Octime est sa solution STAFFELIO. Elle est spécialement conçue pour gérer les remplacements de personnel de façon rapide et efficace. Si un employé est absent, l’outil aide à trouver rapidement un remplaçant parmi une base de profils qualifiés.
